Evernoteを使って主婦がペーパーレス&断舎離を目指せるオススメな方法

0

スマホ活用術/アプリ紹介 | 2011年11月29日 | 29,331 views | Posted by harnya

はーにゃです

我が家には子供が二人いますが、二人目が保育園に行くようになった辺りから管理が大変だな~と思い始めたのが、色んな書類。

学校や保育園のお便りとか手続き関係とか、うちの場合二人とも発達障害児ですから、療育関係のものやら、それに関する冊子類、書籍類など。。

あれ?これは誰のだっけ?
提出期限いつだっけ?
この行事何時からだっけ?
持ち物は??

思いついた時にプリントが見当たらない・・・
そんな経験ありませんか?
私はかなり頻繁にありました(^-^;

主婦も家庭全部の書類を管理しなければならなくて大変ですよね。

「いらなくなったものは処分する」

とか

「分かりやすく整理しておく」

というのは大前提ですが、簡単にストレスなく管理する方法がありますのでご紹介します。

「クラウド」という名称お聞きになったことありますか?

 

クラウドサービスとは何か?

 

元々の言葉の意味など小難しいことは置いておいて、、、

急速に普及しつつあるクラウドサービスについて簡単に説明してみます。

 

「写真や動画、テキストファイルなど今までPC等にデータとして保管していたファイル類をネットワーク上に置き、いつでもアクセスできて利用できるようにしたサービス」

ということになるでしょうか。

 

え?これじゃまだ分からない?

じゃもうちょっと簡単に・・

 

パソコンや携帯の中にある写真やファイルなどのデータをインターネット上に保管して、パソコンからもスマホからも簡単に使えるようにしたサービス

 

これでどうでしょう?

 

主婦にクラウドサービスが使いこなせるのか

 

それってビジネスマンが仕事で使うためのものじゃないの?

と思う方も多いかもしれません。

 

実は私、いくつかのクラウドサービスをかなり活用しています。

スマホを持っていれば、本当に主婦の皆さんのお役に立つことも多いのではないかと思います

 

私がメインで使っているのはEvernoteというサービスです。

 

Evernote (無料)
  • 仕事効率化, ユーティリティ
  • Evernote – Evernote
  • 全てのバージョンの評価: (17,524件の評価)
App + iPhone/iPadの両方に対応

 

 

Evernoteは無料版もあり、初心者であれば無料版でも十分便利に使えると思います。

 

使い始めたきっかけは、現在使用しているGalaxy Tabを購入した時、Evernoteの有料会員サービスを一年間無料で試せるというキャンペーンをやっていたことです。

 

使ってみて感じたのは、
「慣れるまではちょっととまどうけど、慣れてしまえばものすごく便利」

ということです。

使い方も直感的に扱えるようにできているのであっという間に使い慣れてしまうと思います。

こんな便利なもの、スマホユーザ主婦が使わない手はありません。

 

最初はホームページをクリップして保存しておいたり、思いついたことをメモしたりと、なくても困らない程度の細々とした使い方をしていました。

 

その後、我が家で突然「断舎離」熱がひろがり(と言ってもはりきっていたのは私だけですが)、膨大な量の書類と書籍をどうにかしたいと、本棚や書類棚の前でうなっていました。

 

自炊して紙の媒体をどんどんデータ化

膨大な書籍や書類を整理しても、かなりの量が残ってしまいます。
災害時の安全を考えてもこれはどうにかしたい!

夫と相談した結果、それらを「自炊してしまおう!」ということになり(というかほとんど私が押し切ったのですが)自炊用のスキャナと裁断器を購入。

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

カール事務器 ディスクカッター DC-210N

 

「自炊」というのは、書籍や漫画などをスキャナでPC等に読み込んで、「紙をデータに変換」してしまうこと。

 

ここから断舎離熱がヒートアップしました。

 

我が家の断舎離後ふるいにかけられ、残されることが決定した書籍も背表紙を切り取り、裁断器でバラバラにし、スキャナで読み込んで、どんどん「自炊」していきました。

 

漫画も書籍もどんどん私のPC前に高く積み上げられ、スキャナで読み込んでは処分されていきました。

 

そうなると紙という紙すべてがどれだけ家の中を圧迫しているか気になりはじめるわけです。

 

子供の学校のおたより

教育、療育関係の資料

自治会やサークル、その他の規約、保険の約款など

色々な物の取り扱い説明書

夫の古い給与明細や税金関係、福祉関係の書類

子供の書いた絵や工作

写真

手紙

年賀状

・・・・

 

一年に2、3回、そういう書類を一斉に整理してきましたが、その整理と同時に、残すべきものはもう片っ端から自炊!です。

 

書籍など背表紙のあるものや枚数が多いものを自炊するにはやっぱり先にご紹介したような専用のスキャナがないと厳しいですが、枚数の少ない書類などであればプリンタのスキャン機能でも十分いけると思います。

また、最近ではスマホにスキャナ代わりのカメラアプリなどもあります。

これで書類の必要な部分だけカメラでパチリと映してデータに変換することもできます。

子供の絵や工作なども写真にして保存!(抵抗なければですが)

 

  • 仕事効率化
  • IntSig Information Co.,Ltd – IntSig Information Co.,Ltd
  • 全てのバージョンの評価: (2,081件の評価)
App

 

スキャナで読み込んで自炊されたデータはまずPCに保存し、それをEvernoteに入れてしまいます。

スマホのカメラで撮影した写真等はスマホから直接Evernoteへ。

 

そうするとPCでそのデータを開くことができるのは当然ですが、スマホなど他の端末でも自分のEvernoteアカウントでアクセスすることにより同じデータがどこでも使えるわけです。

 

例えば 週末開催される子供の学校の遠足の内容が書かれたプリントの
「もちもの」
の部分だけをこのアプリでパチリ!簡単に見られるように保存しておきます。

そして買い物先で「遠足のもちものなんだっけ?買っておいた方がいいのあるかな?」と思った時にプリントが手元になくてもスマホからEvernoteを開いて簡単に確認ができるわけです。

 

 
タグを活用してファイルをらくらく管理

Evernoteは自分で好きなタグをつけることもできるので、データがどんどん増えていってもファイルを見つけるのが簡単です。

 

例えば

「ゆっぢゅ(次男です)、保育園、父母会」

というタグで検索すれば、保育園の父母会の資料がすぐに見つかるわけです。

 

今までPC等でデータの管理といえばフォルダ分けが主流でした。

 

家族のデータをPC内で管理するとしたら

「パパ」「ママ」「ぼっち」「ゆっぢゅ」「余暇」「写真」

などのフォルダを作成してそこに該当のファイルを入れていったことでしょう。

 

しかし、フォルダだけで管理してしまうとややこしいことも出てきます。

 

父子で行った趣味のボルダリングの資料などを例に考えてみると

ぼっちにも関係してる、パパにも、余暇にも関係してる

 

そのような複数の関係性があるデータをどのフォルダに入れればいいのか?ということになります。

 

そんな時にタグが便利です。

 

ボルダリングの資料に

「パパ」
「ぼっち」
「余暇」

と3つのタグをつけておきます。

そうすると

「パパ」というタグで検索した時も、「ぼっち」というタグで検索した時も、「余暇」というタグで検索した時も、ちゃんとボルダリングの資料が見つかるわけです。

 

ひとつのデータがたくさんの要素を持っている場合の管理にはタグが本当に便利です。

 

他にも、すぐに使う、または頻繁に見るデータはEvernoteを開くと最初に開く画面に入っているようにして分かりやすくしておけば便利です。

 

私は、tempというノートブック(フォルダのようなもの)作成しておいて、近日中に開催される学校等の行事のお知らせや頻繁にみる買い物ノート、覚えている最中の英単語、読みかけの書籍などを入れています。

 

そして行事が済んで必要なくなったら、その行事のプリントのファイルは削除。

読み終わった書籍はタグをつけて別のノートブックに移動し、またtempには新しいものを入れていきます。

つまり、私にとってtempのノートブックが家庭でよくある、書類の一時置き場である引き出し等と同じスタンスなのです。

 

こうしておけば、家でどこかの引き出しに入れておくよりずっと便利です。

 

例えば友人と外で会った時に

「あ、そういえば来週の運動会って時間何時からだっけ?」

という話題になった時に

「ちょっと待って見てみる」

ってスマホを出して、Evernoteを開くとそのプリントが見れるわけです。

 

つまり小さなスマホに大量の書籍や雑誌、漫画、プリント類、写真などを入れて持ち歩いているのと同じなわけです。

 

もちろんEvernoteを開く時にパスワードをかけることもできるので、もしもの時のセキュリティも守られます。

 

共有の機能を使えば、家族間等でデータを共有することもできます。

 

とは言っても、ネット上にデータを置いて、色んな端末で共有するわけですから、個人情報に大きく関わるようなものに関しては、私はあまりクラウドは使わないようにしています。
(例えば学校の連絡網等)

 

我が家は私のクラウドサービス利用開始からどんどんペーパーレス化がすすんでいます。

そして

「あのプリントどこ行った?あ、間違えて捨てちゃったかも」

なんてことが激減しました(残念ながら皆無!ではないのですが)

 

是非おためしあれ!

 

あわせて読みたい関連記事